وظيفة مساعد إداري في شركة مواصلات جدة

تطرح شركة مواصلات جدة وظيفة مساعد إداري (Administrative Assistant) للعمل بمدينة جدة، لحملة البكالوريوس أو من لديهم خبرة عملية معادلة. وتشمل الوظيفة تنظيم الاجتماعات، وإعداد المحاضر، ومتابعة تنفيذ القرارات، وتنسيق الأعمال الإدارية، مع اشتراط إجادة اللغتين العربية والإنجليزية واستخدام برامج Microsoft Office.

المسمى الوظيفي المتاح

مساعد إداري (Administrative Assistant)

تتضمن الوظيفة تقديم الدعم الإداري والتنظيمي، وتنسيق التواصل بين الإدارات، وإدارة الوثائق والمراسلات، ومتابعة المهام لضمان إنجاز الأعمال وفق الجداول الزمنية المعتمدة.

المؤهلات والتخصصات المطلوبة

تشترط الشركة الحصول على درجة البكالوريوس أو امتلاك خبرة عملية معادلة، ولم يحدد الإعلان تخصصًا جامعيًا بعينه.

ومن التخصصات المرتبطة بطبيعة العمل الإداري، دون أن تكون شروطًا معلنة:

• إدارة الأعمال.
• الإدارة العامة.
• الإدارة المكتبية.
• نظم المعلومات الإدارية.

شروط وظيفة مساعد إداري في شركة مواصلات جدة

حددت الشركة مجموعة من المتطلبات للمتقدمين، تشمل:

• الحصول على درجة البكالوريوس أو خبرة عملية معادلة.
• امتلاك مهارات تواصل قوية والقدرة على التعامل المهني مع الآخرين.
• القدرة على تنظيم الأولويات وتنفيذ مهام متعددة.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابةً بمستوى مهني.
• امتلاك مهارات جيدة في خدمة المستفيدين والتنسيق الإداري.
• تُفضّل الخبرة السابقة في الأعمال الإدارية والقطاع ذي الصلة.

المهام والمسؤوليات الوظيفية

يتولى المساعد الإداري عددًا من المسؤوليات التنظيمية والتنسيقية، أبرزها:

• تنظيم المواعيد والاجتماعات وإدارة الجداول الزمنية.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات وتوثيق محاضرها والقرارات الصادرة عنها.
• متابعة تنفيذ التوصيات والمهام والتأكد من الالتزام بالمواعيد المحددة.
• إعداد العروض التقديمية والمستندات والتقارير الإدارية.
• تنظيم الملفات والسجلات والمراسلات الورقية والإلكترونية.
• تنسيق الاتصالات بين الإدارات وإرسال التحديثات والتذكيرات.
• المساهمة في تنظيم ورش العمل والاجتماعات التخطيطية.
• دعم إجراءات المشتريات والتنسيق مع الموردين عند الحاجة.
• المساعدة في تطوير الإجراءات الإدارية وتحسين كفاءة العمل.
• المحافظة على سرية المعلومات والمستندات وتنظيم الوصول إليها.

ماذا تعني هذه الوظيفة عمليًا؟

تتطلب وظيفة المساعد الإداري القدرة على إدارة التفاصيل اليومية التي تضمن انتظام العمل داخل الإدارات. فعلى سبيل المثال، قد يبدأ الموظف يومه بمراجعة جدول الاجتماعات، وتجهيز المستندات المطلوبة، والتنسيق مع المشاركين، ثم إعداد محضر الاجتماع وتسجيل القرارات والمسؤوليات ومواعيد التنفيذ.

كما تتضمن الوظيفة متابعة الإجراءات والتصعيد الإداري (Action & Escalation Tracking)، وهو أسلوب لتنظيم المهام ومراقبة تقدمها ورفع حالات التأخير إلى المسؤول المختص عند الحاجة. أما التحكم في إصدارات المستندات (Version Control)، فيعني تنظيم النسخ المختلفة من الملفات لضمان اعتماد أحدث نسخة صحيحة، وتجنب العمل على مستندات قديمة أو غير معتمدة.

نبذة عن شركة مواصلات جدة

تأسست شركة مواصلات جدة (Jeddah Transport Company) عام 2013م، وهي شركة حكومية مملوكة لأمانة محافظة جدة، وتتولى مسؤولية برامج ومشاريع النقل العام في المحافظة بصفتها الجهة المالكة والمطورة لبرنامج النقل العام.

وتعمل الشركة على تطوير منظومة النقل في جدة، بما يشمل مشاريع وخدمات النقل بالحافلات، وتحسين وسائل التنقل وربط أحياء المدينة، بما يسهم في رفع كفاءة النقل العام وتوفير خيارات تنقل تخدم السكان والزوار.

تفاصيل التقديم

• الجهة: شركة مواصلات جدة.
• المدينة: جدة.
• المسمى الوظيفي: مساعد إداري.
• نوع العمل: دوام كامل.
• المستوى الوظيفي: مساعد.
• منصة التقديم: لينكدإن.

نصائح للتقديم على الوظيفة

• إتقان استخدام Microsoft Outlook لإدارة المواعيد والاجتماعات والتقويمات المشتركة.
• التدرب على إعداد محاضر الاجتماعات وسجلات متابعة القرارات باستخدام Microsoft Word وExcel.
• تعلم استخدام Microsoft SharePoint لتنظيم المستندات والتحكم في صلاحيات الوصول إليها.
• الاطلاع على أساسيات إدارة المشاريع ومتابعة المهام باستخدام Microsoft Planner أو الأدوات المشابهة.

الأسئلة الشائعة

هل يمكن التقديم بخبرة عملية بدلًا من شهادة البكالوريوس؟

نعم، يتيح الإعلان التقديم لحملة البكالوريوس أو من لديهم خبرة عملية معادلة، دون توضيح عدد سنوات الخبرة المطلوبة للمعادلة.

هل يشترط امتلاك خبرة سابقة في قطاع النقل؟

لا يشترط الإعلان الخبرة في قطاع النقل بصورة إلزامية، لكنه يفضّل المتقدمين الذين لديهم خبرة في المجال والقطاع ذي الصلة.

ما المقصود بمتابعة القرارات والإجراءات الإدارية؟

يقصد بها تسجيل القرارات الصادرة عن الاجتماعات، وتحديد المسؤولين عن تنفيذها، ومتابعة المواعيد المحددة، وإعداد تحديثات عن حالة الإنجاز.

ما البرامج التي يُنصح بإتقانها إلى جانب Microsoft Office؟

يمكن أن تساعد معرفة SharePoint وMicrosoft Planner في تنظيم الملفات ومتابعة المهام، لكن الإعلان لم يذكرهما ضمن المتطلبات الإلزامية.

طريقة التقديم

يمكن التقديم على وظيفة مساعد إداري في شركة مواصلات جدة من خلال صفحة الشركة على منصة لينكدإن، والانتقال إلى الإعلان الوظيفي ثم اختيار التقدم للوظيفة.