وظائف جامعة الملك فهد للبترول والمعادن سكرتير تنفيذي
تسعدنا متابعتك ودعمك لنا
أعلنت جامعة الملك فهد للبترول والمعادن عن توفر وظيفة سكرتير تنفيذي (Executive Secretary) للعمل في مدينة الظهران، وذلك لدعم عميد الكلية وتقديم المساندة الإدارية والتنظيمية عالية المستوى، وفقاً للتفاصيل التالية.
نبذة عن الوظيفة
تهدف الوظيفة إلى تقديم الدعم الإداري والتنفيذي لمكتب العميد، وضمان سير الأعمال اليومية بكفاءة، مع التنسيق بين أعضاء هيئة التدريس والطلاب والجهات ذات العلاقة، والمحافظة على سرية المعلومات والوثائق في بيئة أكاديمية احترافية.
المهام الوظيفية
تشمل مهام الوظيفة ما يلي:
- تقديم الدعم الإداري والسكرتاري لمكتب العميد.
- إدارة جداول الاجتماعات والمواعيد والمؤتمرات.
- التنسيق مع الإدارات والجهات الداخلية والخارجية.
- تنظيم ترتيبات السفر والفعاليات الأكاديمية.
- إعداد المراسلات الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية.
- توثيق محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات.
- متابعة التقارير والمواعيد النهائية للمهام الإدارية.
- إدارة السجلات والوثائق الورقية والإلكترونية.
- إعداد طلبات المشتريات والمصروفات والفواتير وفق سياسات الجامعة.
- دعم المشاريع والمبادرات الإدارية الخاصة.
المؤهلات المطلوبة
- درجة البكالوريوس في:
- إدارة الأعمال.
- إدارة المكاتب.
- أو أي تخصص ذي صلة.
- خبرة من 3 إلى 5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو المساعدة الإدارية، ويفضل في قطاع التعليم العالي أو الشركات.
- إجادة متقدمة لبرامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint).
- خبرة في استخدام أنظمة ERP.
- إجادة اللغة الإنجليزية، وتعد إجادة اللغة العربية ميزة إضافية.
- القدرة على تنظيم الأعمال وإدارة الأولويات والعمل تحت ضغط.
- المحافظة على السرية والاحترافية في التعامل مع البيانات الحساسة.
المهارات المفضلة
- شهادة مهنية في السكرتارية التنفيذية أو إدارة المكاتب.
- معرفة بأنظمة وإجراءات مؤسسات التعليم العالي.
- القدرة على المبادرة واستباق احتياجات العمل.
- خبرة في تنسيق السفر الدولي وإدارة الجداول عبر مناطق زمنية مختلفة.
- إجادة احترافية للغتين العربية والإنجليزية.
- الإلمام ببرامج إدارة المشاريع وأنظمة إدارة الوثائق.
مقر العمل
الفئة المستهدفة
- حملة البكالوريوس في التخصصات ذات الصلة.
- أصحاب الخبرة في السكرتارية التنفيذية والمساندة الإدارية.
- الباحثون عن فرص عمل في القطاع الأكاديمي.
طريقة التقديم
يمكن للراغبين في التقديم على وظائف جامعة الملك فهد للبترول والمعادن الدخول إلى بوابة التوظيف الرسمية للجامعة والاطلاع على تفاصيل الوظيفة واستكمال طلب التقديم.
نصيحة للتوظيف
احرص على إبراز خبراتك في إدارة المكاتب، وتنظيم الاجتماعات، وإعداد المراسلات الرسمية، مع توضيح مستوى إجادتك للغة الإنجليزية وبرامج Microsoft Office في سيرتك الذاتية.